社内でできる誤送信対策

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効果的に対策できる

近年、企業間でも社内でも、メールによるやりとりは当たり前のものとなっています。どのような内容にしても、メールという媒体を使用している以上、本来は、送信先以外には知らせるべきではない情報です。しかし、メールの利用者が増加するにつれ、メール誤送信の数も増加しています。メール誤送信によって生じる被害は甚大なものです。例えば、顧客情報が含まれる内容のメールを社外に誤送信してしまった場合、顧客情報流出という問題になり、企業の責任が問われてしまうことになります。メール誤送信を行ってしまった社員についても、本人の信用を失墜させることになってしまいます。このため、メール誤送信対策は、企業でも重要視されています。メール誤送信対策ソフトも数多く存在しますが、アカウント追加により料金が加算されるソフトが多く、社員数が増加すればするほど、大きなコストとなります。また、対策ソフトを用意したとしても、メール送信者が確認を怠れば、無駄になってしまいます。実際に、メール誤送信の一番の問題は、ヒューマンエラーと言われています。メール誤送信に対して、最もコストパフォーマンスが良い対策は、本人による送信前の確認です。シンプルですが、コストがかからず、ヒューマンエラーの防止ができます。具体的には、以下のような内容です。・TO、CCの本文記載を義務化し、送信先と比較する・添付ファイルの内容を再度確認する・送信ボタンを押しても、送信トレイに保存された後、5分後に送信されるようにするなど、時間差を設けるまた、送信前の準備として、以下のような対策もあります。・アドレス帳に登録する際、名、姓の順番で登録する(同姓に対しての誤送信を防ぐ)・ファイル名に命名規則を設ける(一見して異なるファイルを添付していることがわかるため)上記のように、対策ソフトを導入しなくても、社内に対する周知のみで、十分に対策を行うことができるのです。

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