メールミスを防ぎましょう

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誤送信に気を付けましょう

現代において、仕事を進めるうえでメールは欠かせません。メールは送る時間を選ばずにすみますし、履歴が残るので言った言わないといったトラブルになりません。FAXのようにかさばったり文字がかすれたりすることもなく、便利なツールです。しかし、逆にメールは一度送った内容を取り消すことができません。似ているアドレスだからと送信先を間違えてしまったり、BCCではなくCCにしてアドレスを流出させてしまったりといったメール誤送信をしてしまうと、大きなトラブルとなる可能性があります。メール誤送信を防ぐためには、いくつかの対策が考えられます。1つは、原始的ではありますが、送信前の再確認を社内で徹底することです。基本的に、メール誤送信はうっかりミスです。送信前に、アドレスや文面や添付ファイルに誤りがないか、一度確認するだけでミスは大多数防げます。朝礼や会議の場で意識付けを行うとよいでしょう。2つめは、メーラーの機能を最大限利用することです。送信後すぐなら送信取り消しが設定できるメーラーがありますので、活用してみましょう。費用は掛かりますが、大量の宛先へ送信するメールを一旦保留する、上司の承認がないと送信できないなどのサービスもあります。3つめは、添付ファイルにはパスワードをかけることです。個人情報はもちろんそれ以外でも、ファイルにパスワードをかけておくことで、万が一アドレスを間違えても被害が少なく済みます。メール誤送信によるトラブルは、相手の信頼を失うだけでなく、会社の責任問題に発展する可能性もあります。少しの工夫で、社員のメール誤送信を防ぎましょう。

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